마이크로소프트(이하 MS)가 제공하는 Office 365 클라우드 용량이 학교당 100TB로 줄어든다. 그간 MS는 ‘Microsoft 365 Education’ 서비스를 통해 교육기관에 무제한 클라우드 용량을 제공해왔다. 이번 결정으로 MS Office 365를 사용하는 교육기관은 클라우드(가상 서버) 용량 단속에 나서며 구성원의 혼란이 가속하고 있다.

클라우드 용량에 무슨 일

MS는 올해 8월 1일부터 OneDrive, SharePoint, Exchange 전반에서 클라우드 용량 제한이 있을 것이라고 지난해 8월경에 공지했다. 기기에 설치할 수 있는 데스크톱 애플리케이션을 함께 제공하던 ‘오피스 365 A1 Plus’도 종료한다고 밝혔다. 특히, 99.96%에 해당하는 교육기관 사용량이 할당된 클라우드 용량보다 작아 대부분의 고객이 용량을 줄일 필요가 없다고 했다. 하지만 국내 대학들은 전체 용량 100TB에 맞게끔 개인별 할당 사용량을 다시 조정하거나 상위 플랜을 통해 추가 저장용량을 구매하는 상황이다.

정책 변화의 큰 이유로는 △보안 위험 감소 △환경 영향 최소화 △혁신을 통한 교육지원을 들었다. MS는 공지에서 “클라우드로 전환하면서 수명 종료에 대한 계획 없이 저장된 파일과 데이터가 점점 더 많아지면서 저장된 파일, 데이터 및 사용하지 않는 계정이 시간이 지남에 따라 크게 증가했다”며 “이는 비용이나 환경적 지속 가능성 측면에서 지속 가능하지 않으며 교육기관과 학생을 데이터 유출 위험에 빠뜨린다”고 했다. 초·중·고교에서만 직장 맬웨어(Malware) 공격의 80% 이상을 받고 있고, 사용되지 않는 계정과 파일과 같은 다크 데이터가 2020년에만 전 세계 온실가스 배출량 4%를 발생시켰다는 근거도 덧붙였다.

공지에서 주목할 부분은 무제한 클라우드 저장용량이 비용 측면에서 지속 가능하지 않음을 드러낸 점이다. 비록 ‘사용하지 않는’ 데이터 파일이나 계정이라는 단서를 달았으나, 현재의 저장용량과 그 비용을 감당하는 것이 부담스러운 수준에 이르렀다고 해석할 수 있다.

클라우드 유료화는 예견됐나

이미 많은 기업의 IT 부서들이 이런 일을 10년간 겪어온 만큼, 교육기관에 닥친 클라우드 유료화 위기는 이미 예견됐다는 시각도 있다. MS의 이같은 결정이 갑작스럽지 않다는 것이다.

실제로 구글도 이미 비슷한 서비스인 ‘Google Workspace for Education’ 저장 용량을 무제한으로 제공하다가 2022년 7월에 학교당 100TB로 줄인 바 있기 때문이다. 이때 구글도 공지에서 변경된 정책은 1% 미만 기관에만 영향을 미칠 것이라고 주장했으나, 당시에도 해당 서비스를 이용하는 국내 많은 대학이 급하게 저장용량 확보에 나섰다.

더욱이나 여러 기업은 기업용 클라우드 영역에서는 이미 가격을 인상해오고 있었다. 지난해 3월 구글은 자사 ‘Workspace’의 가격을 20% 올리면서 가격 인상의 신호탄을 울렸다. 이어 지난해 8월에는 고객 관계 관리 솔루션을 제공하는 세일스포스가 클라우드 제품 평균 9%를, 어도비도 창작자용 ‘Creative Cloud’를 약 10% 인상했다. 지난달 MS도 국내 클라우드 제품 가격을 8% 올렸다. 클라우드 가입자 확보를 위한 무제한 무료 클라우드 정책을 펼치던 기업들이 수익성 확보를 위해 가격 인상과 클라우드 용량을 감축하는 상황에서 이미 예견된 일이었다는 것이다.

일각에서는 교육기관을 대상으로 플랫폼 유료화 전략을 활용하는 것에 대한 비판도 대두된다. 플랫폼 유료화는 서비스를 무료로 개방해 초기 이용자를 확보하고, 어느 수준의 시장 지배력에 이르면 서비스를 유료로 전환하는 전략을 말한다. 처음 보는 서비스에 대한 고객의 진입장벽을 낮추고 서비스에 익숙해졌을 때 유료로 전환해 해당 플랫폼을 떠나지 못하게 소비자를 묶어두는 잠금 효과(Lock-In Effect)를 기대한 것이다.

상위 플랜 계약에도

턱없이 부족한 저장 용량

우리 대학은 8월 1일에 시행되는 MS의 정책 변화에 대응해 학교당 100TB 기본 제공량에 맞춰 개인별 용량을 대폭 감축하기로 결정했다.

지난해 12월 13일에 정보통신처 정보운영팀은 우리 대학 홈페이지를 통해 ‘Microsoft Office 365 서비스 변경에 따른 스토리지 용량 제한 안내’를 공지한 바 있다. 해당 공지에 따르면, 재학생과 재직 교직원은 △OneDrive(개인 클라우드 저장소) △Exchange(메일) △SharePoint(협업SW/공유저장소) 서비스 모두 합쳐 통합 1TB였던 저장 용량이 각각 1GB씩 총 3GB까지만 저장할 수 있도록 바뀌었다. 개인별 사용자는 100TB를 모두 균등하게 사용할 수 있도록 3GB로 배분하게 된 상황이다. 개인별 사용자를 최소화하기 위해 퇴직 교직원과 제적·졸업생은 기존 1TB까지 저장 용량을 제공한 것과는 달리, 저장 용량이 별도로 주어지지 않으며 Office 365 사용도 불가능해진다. 이들은 △포털 △학사정보시스템 △메일 서비스만 이용할 수 있게 된다.

개인별 사용자의 저장용량이 감축됨에 따라 장기간 교내 메일을 활용하던 사용자의 불편함이 있는 만큼, 우리 대학은 메일 1GB 용량 외의 추가로 메일 보관을 위해 100GB를 배정받을 수 있는 온라인 보관함을 제공하기로 했다.

이미 많은 저장용량을 사용하는 상황에서 개인별로 용량을 감축한다고 하더라도 한계가 있는 만큼, 우리 대학은 상위 플랜(A3 라이선스)에 대한 추가 계약도 맺었다. 상위 플랜을 계약하면 학교당 기본 제공하는 100TB에 더해 유료 사용자당 50GB씩 학교 전체 저장용량이 늘어난다. 이를 통해 우리 대학은 추가로 약 100TB를 확보해 전체 저장 용량으로 총 200TB를 가진 상황이다. 하지만 △저장소 용량 개별조정 △최대 가능 사용량 변경 △졸업·수료·제적 학생 및 퇴직 교직원 Office 365 기능 제한 조치를 모두 단행해나가면서도 3월 기준 현재까지 400TB를 사용하고 있어 상위 플랜 계약을 통한 확보 저장용량을 포함하더라도 200TB가량 용량을 초과한 상태이다.

더불어 ‘오피스 365 A1 Plus’도 단종되면서 설치형 Office 365 사용이 불가해진 상황이다. 이에 우리 대학은 MS OVS-ES(Open Value Subscription-Education Enrollment)으로 전환해 계약을 맺어 이후에도 재학생과 재직 교직원은 설치형 Office 365를 사용할 수 있을 전망이다.

대응 마련에 분주한 교육기관

사실상 ‘클라우드 유료화’에 당한 교육기관은 저장용량 살리기에 나서면서 대응 마련에 분주한 상황이다.

MS의 정책 변화에 교육기관은 크게 3가지 대응을 보이고 있다. 먼저, 교육기관별 기본 제공량인 100TB에 맞춰 전체 용량을 감축하는 방법이다. 서강대학교는 기본 제공량에 맞춰 개인별 사용자 저장용량을 제한하기로 했다. 서강대는 △OneDrive △Exchange △SharePoint에 각각 50GB, 1TB, 1TB씩 제공하던 용량을 10GB, 10GB, 5GB로 변경했다. 우리 대학과 마찬가지로, 졸업생 계정은 삭제돼 Office 365를 이용할 수 없게 됐다. 서강대는 부담 비용에 비해 저장 용량이 크게 늘지 않아 별도의 상위 플랜 계약을 하지 않는 것으로 알려졌다.

우리 대학처럼 상위 플랜을 계약한 대학도 있다. 포항공과대학교는 기존 OneDrive 개인당 제공 용량을 1TB까지 제공했으나, 100GB로 제한했다. 상대적으로 우리 대학보다는 제공하는 용량은 많으나, 상위 플랜 계약에도 기존 제공량에는 못 미치는 상황으로 자체적인 100GB 이하 사용 용량 유지를 개인별 사용자에게 요청한 것으로 알려졌다.

마지막으로, 다른 클라우드로 옮기는 교육기관도 나타났다. 성균관대학교는 지난해 2학기부터 ‘네이버 클라우드’로 전환했다. MS 초과 용량 비용의 부담이 있을 것으로 예상해 저렴하면서도 유지·보수가 빠른 국내 기업을 선택했다고 알려졌다.

클라우드 활용은 점점 어려워지는데…

대응책 마련 서둘러야

국내외 산업군을 막론해 모든 IT 인프라를 외주에 맡기는 ‘퍼블릭 클라우드’ 물결이 일었던 시기와는 달리, 지금은 클라우드 사용의 제약이 생겨 대응책 마련이 필요한 점이 지적되기도 한다.

클라우드 업계를 잘 아는 관계자는 “구글과 MS의 교육용 클라우드 지원도 그 시절 전후 이뤄졌다. 이후 민감한 데이터에 대한 위치 규제 등으로 사용하기 어려워지고 있고 클라우드 비용은 지속적으로 오르고 있다”며 “궁극적으로는 외부 클라우드를 쓸 수 있는 것은 외부로 쓰고 내부에 가지고 있어야 할 부분은 내부에 구축하는 ‘하이브리드’ 구성이 필요하다”고 말했다.

우리 대학 정보운영팀 박세웅 팀원은 “이번 정책 변경을 통해 향후에도 MS 정책 변화가 일어날 것에 대해 인지를 하고 있으며 Microsoft 외 타사 서비스(구글, 네이버 등)를 검토하고 있다”며 “우리 대학 구성원들이 불편함 없이 서비스를 사용할 수 있도록 최선의 노력을 다하겠다”고 전했다.